作業合意

ライブのプレイ ワークショップの前に、テンプレートの次の 2 つのセクションの下書きを記入してください。

通信チャンネル

チームが効果的にコミュニケーションするにはどうすればよいか考えます。チャンネル、その目的、対象者、そのスペースでのコミュニケーションについて定められている標準を記入します。たとえば、Confluence をドキュメント作成と計画のための唯一の情報源として使用し、Slack を日常のコミュニケーションに使用することができます。

エスカレーション プロセス

よく言われているように、「計画を立てないことは、失敗する計画を立てること」なのです。チームが合意に達しない場合に、緊急の問題をどのようにエスカレートするか、またはどのように決定を下すかを検討しましょう。決定者は誰か、エスカレーションをどのように処理するか、どの程度の透明性を提供するか、決定を他の人にどのように伝えるかを記入します。

エスカレーションの処理方法がわからない場合は、DACI 意思決定フレームワークをお試しください。また、チームと協力してわかりやすいエスカレーション方法を用意し、エスカレーションのオプションを示し、より良い意思決定を行えるようにすることもできます。

ワークショップを始める前に、ミーティングの目的を要約し、ワークショップに関する相互の合意をいくつか設定します。たとえば、チームに次のことを依頼します。

• オープンな姿勢で好奇心を保つ
• いつも意識して話を聞いて、全員の貢献を促す
• 気を散らすものは最小限に、つながりは最大限に: スマートフォンをしまい、ウェブカメラをオンにして、「取り込み中」スイッチをオンにする
• 他の人の発言を遮らないようにして、みんなに話す機会を与える
• 作業合意は時間の経過とともに調整されることを覚えておく

次に、ワークショップの前に収集した現在のチームの課題の概要を説明します。これらの課題は、作業方法を改善する方法についてのアイデアを生み出すのに役立ちます。

次に、事前作業として全員が提出したドラフト ドキュメントをチームに 5 分間黙読してもらいます。チーム メンバーもページにコメントできます。

最後に、各人に、他のチーム メンバーについて学んだ新しいことを 1 つ共有してもらいます。これにより、全員がお互いをよりよく知り、会話が盛り上がるようになります。

10 分間、チームでコミュニケーション チャンネル セクションについて話し合い、編集を行います。デジタル ドキュメントを編集したり、直接会う場合は物理的なホワイトボードにアイデアを書き込んだりできます。(後で参照できるように、物理的なホワイトボードからのデジタル メモを必ず記録してください。)

会話のきっかけ:

• 追加、削除、変更はありますか?
• 適切に機能しているかどうかをいつ確認すべきですか?
• 他のチーム、リーダー、関係者とのコミュニケーションは、どのように行われることが望ましいですか?

チームの目標を達成するためにはコラボレーションが不可欠ですが、必ずしもミーティングが必要というわけではありません。ワークショップのこのパートでは、Slack などのツールを使用した書面による最新情報の送信、Loom などのツールを使用したビデオによる更新、Confluence ホワイトボードなどのツールを使用したブレーンストーミングなど、同期ミーティングと非同期コミュニケーションを使用する理由、タイミング、方法についてチームで話し合います。

(同期コミュニケーションと非同期コミュニケーションのどちらがより適切か判断しようとしているのなら、同期と非同期の違いを確認して、それぞれの状況に最適な方法を選択してください。)

ミーティングが必要なケースを絞り込むときは、次の質問をチームと話し合って、既存の会議を監査し、慎重に将来の計画を立ててください。

• どんな種類のミーティングが必要か?
• どのようなミーティング形式が目標を達成するのに役立つか? (ページ主導のミーティングが特に効果的です。)
• 適切な期間と長さは?
• ミーティングには誰が参加すべきか、また参加者の役割は?

• ミーティングのうち、AI 書記が既定で参加できるのはどれか?

非同期コミュニケーションが良い選択肢である場合は、次の質問をチームと話し合ってください。

• どのような種類の非同期コミュニケーションが目標達成に役立つか? (例えば、文字によるメッセージ、ビデオ、ホワイトボードなど)
• 誰が関与すべきか、また彼らの役割は何か? (例えば、誰がいつまでにコンテンツを作成するか? 誰がいつまでに投稿するか? 誰がいつまでにレビューするか?)

• 期間はどうすべきか?

同期通信と非同期通信の適切なバランスを見つけるには、実験が必要かもしれません。会話のこの部分の締めくくりとして、これが機能しているかどうかをいつレビューすればよいか、について話し合いましょう。

リーダーが開始した「エスカレーション プロセス」セクションをレビューして編集します。チームが合意に達するまで、必要な追加や変更についてチームで話し合います。

このワークショップ中に設定された作業合意は、単に出発点であり、時間の経過とともに更新できるものであり、更新する必要があります。ワークショップの最終ステップとして、チームの学習と成長に合わせてこれらの合意をどのように調整するかについて話し合います。

会話のきっかけ:

• これらの作業合意はいつ再検討すべきですか、またその理由は? (例: 学んだ教訓に基づいて四半期ごと、大きなマイルストーンの後など)
• 合意を調整する必要があるかどうかはどうやって判断しますか?
• どの程度の透明性が必要ですか、または「あったら良い」ですか?
• 変更があった場合はどのように共有しますか?